Chuyên gia Nguyễn Phi Vân hiện là thành viên sáng lập và phát triển của Công ty World Franchise Associates khu vực Đông Nam Á, đồng thời cũng là Chủ tịch Công ty Retail & Franchise Asia, Cố vấn về nhượng quyền thương hiệu cho Chính phủ Malaysia… Cô chia sẻ về kỹ năng giao tiếp trong công việc:
Đừng chọn cchs im lặng - chia sẻ công việc. Nếu có thắc mắc hay hỏi, nếu cần giúp đỡ hãy nói. Nếu vẫn muốn hội nhập môi trường làm việc bạn phải giao tiếp. Vì đây là thế kỷ của hợp tác, của làm việc nhóm – team work, của làm việc xuyên lục địa, của 4-5 đứa ngồi ở những quốc gia khác nhau cùng hợp tác thực hiện một dự án, của xu hướng làm việc free-lance, của chuyển động làm việc off-site không cần vào văn phòng mà có thể ngồi ở bất kỳ nơi nào trên thế giới mà họp online và giao tiếp qua các nền tảng quản trị công việc nhóm như Slack.
7 điều cần làm để giao tiếp hiệu quả:
1. Clear – Rõ ràng: Giao tiếp thì qua nhiều hình thức, họp, email, chat, hội nghị, báo cáo… Nhưng dù bạn nói gì và qua hình thức gì, điều quan trọng đầu tiên là người nghe phải hiểu bạn đang nói gì và với mục tiêu gì. Nói ngắn gọn, trình bày vấn đề súc tích, mạch lạc, logic, dễ hiểu là tốt nhất. Học cách trình bày ngắn gọn, on-point đúng trọng tâm.
2. Concise – ngắn gọn: Tự hỏi mình:
a. Những từ không cần thiết như “có vẻ như là”, “hình như”, “ý em là” bỏ bớt được không?
b. Có câu nào nói cũng như không nói không? Nếu có, thì bỏ luôn đi vì nó chẳng giúp ích gì cho người nghe.
3. Concrete – Cụ thể: Nói chuyện gì thì ra chuyện đó, đừng có chuyện nọ xọ chuyện kia, đừng chung chung hoá vấn đề. Nếu bạn nói, nhiều người, tôi hay hỏi, nhiều người là mấy người, cỡ 2 không? Làm ơn sử dụng dữ liệu chính xác, cụ thể.
Làm việc chi tiết, cụ thể, rõ ràng, nói xong biết cần phải chính xác là đi làm gì, ai làm, bao lâu thì xong.
4. Correct – Chính xác: Không nói thì thôi, nếu đã nói ra, double check, triple check cho nó đúng rồi hãy nói. Tự hỏi mình:
a. Từ chuyên môn bạn sử dụng vậy người ta có hiểu không? Nếu không thì giải thích kiểu layman term – nông dân chút thì nói sao cho người ta hiểu.
b. Kiểm tra từ ngữ sử dụng, lỗi ngữ pháp, chính tả chưa?
c. Tên người bạn gọi, gởi, chức danh, vv có chính xác không, đặc biệt là với người nước ngoài? Gọi sai tên, viết lẫn lộn là dễ gây mất cảm tình lắm.
5. Coherent – Mạch lạc, chặt chẽ: Giao tiếp là phải logic. Nói cái gì trước, cái gì sau, mấy chuyện đó liên quan nhau sao, là cực quan trọng.
6. Complete – Hoàn chỉnh: Thông tin bạn cung cấp, dữ liệu liên quan đến vấn đề, mục đích bạn giao tiếp, call to action – phản ứng hay hành động bạn mong muốn từ người nghe là gì, đầy đủ chưa? Nói đừng nói nửa câu.
Giao tiếp đừng bao giờ là ½ câu chuyện. Lỡ mất công nói rồi, suy nghĩ và nói giùm cho đầy đủ, để người ta nghe xong còn biết phải làm gì và thực hiện được nhanh chóng dựa vào dữ liệu đã được cung cấp đủ đầy. Ai, giờ nào, ngày nào, ở đâu, làm gì… Cung cấp đầy đủ thông tin thôi cũng là kỹ năng giúp công việc dễ dàng, hợp tác thành công đó bạn.
7. Courteous – Lịch sự: Làm gì làm, cuối cùng, nói mà người ta chịu nghe và nghe vô mới được. Check lại mình, khi giao tiếp có thân thiện, đầu óc mở để lắng nghe không thành kiến, có thành thật, có tránh dùng từ ngữ nghe tiêu cực, hung hăng, có khả năng làm tổn thương ai đó? Bạn có góc nhìn của bạn, thế giới quan của bạn.
Nhưng bạn cũng phải học cách thấu cảm người khác nữa thì mới gọi là giao tiếp.
